การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะสำคัญในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการเขียน การพูด หรือการแสดงความรู้สึก การใช้ภาษาอย่างเหมาะสมจะช่วยให้การสื่อสารประสบความสำเร็จ
เขียนบันทึกข้อความ ข่าวประชาสัมพันธ์สั้น ๆ
หลักการเขียนบันทึกข้อความ
- เขียนให้กระชับ ตรงประเด็น ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย
- ระบุวัตถุประสงค์ของบันทึกให้ชัดเจน
- จัดโครงสร้างให้เป็นระเบียบ: หัวเรื่อง เนื้อหา และการลงท้าย
- ใช้คำสุภาพและเป็นทางการตามความเหมาะสม
ตัวอย่างบันทึกข้อความ
บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ ฝ่ายบริหารทั่วไป
ที่ บท 001/2566 วันที่ 15 มิถุนายน 2566
เรื่อง ขอเชิญประชุมประจำเดือน
เรียน พนักงานทุกท่าน
ด้วยฝ่ายบริหารทั่วไปกำหนดจัดการประชุมประจำเดือนมิถุนายน 2566 ในวันศุกร์ที่ 20 มิถุนายน 2566 เวลา 13.30 น. ณ ห้องประชุมชั้น 3 จึงขอเชิญพนักงานทุกท่านเข้าร่วมประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว
นายสมชาย รักงาน
ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารทั่วไป
เทคนิคการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์
โครงสร้าง 5W1H
- Who - ใคร
- What - ทำอะไร
- When - เมื่อไร
- Where - ที่ไหน
- Why - ทำไม
- How - อย่างไร
เคล็ดลับการเขียน
- เขียนพาดหัวที่น่าสนใจ
- ใส่ข้อมูลสำคัญในย่อหน้าแรก
- ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน
- ระบุช่องทางติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
การใช้ภาษากาลเทศะในการพูด-เขียน
ความสำคัญของกาลเทศะในการสื่อสาร
การใช้ภาษาให้เหมาะสมกับกาลเทศะเป็นทักษะสำคัญที่แสดงถึงความเข้าใจบริบททางสังคมและวัฒนธรรม ช่วยสร้างความประทับใจและความน่าเชื่อถือ
กาลเทศะ หมายถึง การรู้จักเวลา สถานที่ บุคคล และสถานการณ์ที่เหมาะสมในการพูดหรือเขียน
การใช้ภาษาตามระดับความเป็นทางการ
| ระดับความเป็นทางการ | ลักษณะการใช้ภาษา | ตัวอย่างสถานการณ์ |
|---|---|---|
| ทางการมาก | ใช้คำราชาศัพท์ คำสุภาพ โครงสร้างประโยคซับซ้อน | พิธีการสำคัญ การกล่าวสุนทรพจน์ เอกสารราชการ |
| ทางการ | ใช้คำสุภาพ หลีกเลี่ยงคำสแลง โครงสร้างประโยคถูกต้อง | การประชุม รายงาน จดหมายธุรกิจ |
| กึ่งทางการ | ใช้คำสุภาพผสมกับภาษาทั่วไป โครงสร้างไม่ซับซ้อน | การสอน บทความทั่วไป อีเมลในที่ทำงาน |
| ไม่เป็นทางการ | ใช้ภาษาง่ายๆ อาจมีคำสแลงบ้าง ประโยคสั้น | การสนทนากับเพื่อน โพสต์โซเชียลมีเดีย |
การใช้ภาษาตามกาลเทศะในการพูด
- พิจารณาความสัมพันธ์ระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง
- คำนึงถึงสถานที่และโอกาสในการพูด
- ปรับน้ำเสียง จังหวะ และลีลาให้เหมาะสม
- เลือกใช้คำศัพท์ที่เหมาะกับผู้ฟัง
- หลีกเลี่ยงคำหยาบ คำสแลงในโอกาสทางการ
การใช้ภาษาตามกาลเทศะในการเขียน
- พิจารณาประเภทของงานเขียนและกลุ่มผู้อ่าน
- เลือกรูปแบบการเขียนให้เหมาะสม
- ใช้คำขึ้นต้นและลงท้ายที่เหมาะสม
- ระมัดระวังการใช้เครื่องหมายวรรคตอน
- ตรวจสอบความถูกต้องของไวยากรณ์และการสะกดคำ
ตัวอย่างการใช้ภาษาในสถานการณ์ต่างๆ
1. การทักทายผู้ใหญ่
✓ เหมาะสม
"สวัสดีครับ/ค่ะ คุณลุง สบายดีไหมครับ/คะ"
✗ ไม่เหมาะสม
"ไง ลุง เป็นไงบ้าง"
2. การเขียนอีเมลถึงอาจารย์
✓ เหมาะสม
"เรียน อาจารย์... ผม/ดิฉัน นาย/นางสาว... นักศึกษารหัส... มีความประสงค์จะขอคำปรึกษาเกี่ยวกับ..."
✗ ไม่เหมาะสม
"สวัสดีอาจารย์ ผม/หนูอยากถามเรื่องงานหน่อย ตอบด่วนนะ"
การตั้งคำถาม/ตอบคำถามเพื่อสื่อสาร
ประเภทของคำถาม
คำถามปลายปิด
คำถามที่ต้องการคำตอบสั้นๆ เฉพาะเจาะจง มักตอบด้วย "ใช่/ไม่ใช่" หรือข้อมูลที่แน่นอน
ตัวอย่าง:
- คุณอายุเท่าไร
- คุณเคยไปญี่ปุ่นหรือไม่
- คุณทำงานที่นี่มากี่ปีแล้ว
คำถามปลายเปิด
คำถามที่เปิดโอกาสให้ผู้ตอบแสดงความคิดเห็น อธิบาย หรือให้รายละเอียด
ตัวอย่าง:
- คุณคิดอย่างไรกับนโยบายใหม่นี้
- ช่วยอธิบายประสบการณ์การทำงานของคุณได้ไหม
- อะไรทำให้คุณสนใจงานนี้
เทคนิคการตั้งคำถามอย่างมีประสิทธิภาพ
-
ตั้งคำถามที่ชัดเจน
หลีกเลี่ยงคำถามคลุมเครือที่อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิด
-
เลือกประเภทคำถามให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์
ใช้คำถามปลายปิดเมื่อต้องการข้อมูลเฉพาะ และคำถามปลายเปิดเมื่อต้องการความคิดเห็น
-
ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย
หลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคหรือคำที่เข้าใจยากหากไม่จำเป็น
-
ถามทีละประเด็น
หลีกเลี่ยงการถามหลายคำถามในครั้งเดียว
-
ใช้น้ำเสียงและท่าทางประกอบ
ในการสื่อสารแบบเผชิญหน้า น้ำเสียงและภาษากายช่วยเสริมความหมายของคำถาม
การตอบคำถามอย่างมีประสิทธิภาพ
หลักการตอบคำถาม
- ฟังคำถามให้เข้าใจก่อนตอบ
- ตอบตรงประเด็นที่ถาม
- ใช้ภาษาที่ชัดเจน เข้าใจง่าย
- ให้ข้อมูลที่เพียงพอ ไม่มากหรือน้อยเกินไป
- หากไม่ทราบคำตอบ ควรยอมรับและเสนอวิธีหาคำตอบ
สถานการณ์ตัวอย่าง
คำถาม: "คุณคิดว่าโครงการนี้จะสำเร็จหรือไม่"
✓ "ผมคิดว่าโครงการนี้มีโอกาสสำเร็จสูง เพราะเรามีทีมงานที่มีประสบการณ์และได้วางแผนรองรับความเสี่ยงไว้แล้ว อย่างไรก็ตาม เราต้องติดตามปัจจัยภายนอกอย่างใกล้ชิด"
✗ "น่าจะสำเร็จนะ ไม่รู้สิ ต้องดูไปก่อน"
เคล็ดลับการใช้คำถามในสถานการณ์ต่างๆ
การสัมภาษณ์งาน
- เตรียมคำถามเกี่ยวกับองค์กรและตำแหน่งงาน
- ถามเพื่อแสดงความสนใจและความกระตือรือร้น
- หลีกเลี่ยงคำถามเกี่ยวกับผลประโยชน์ส่วนตัวมากเกินไป
การประชุม
- ถามเพื่อขอความชัดเจนในประเด็นที่สงสัย
- ใช้คำถามเพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วม
- ถามเพื่อสรุปและยืนยันความเข้าใจ
การเจรจาต่อรอง
- ใช้คำถามเพื่อเข้าใจความต้องการของอีกฝ่าย
- ถามเพื่อหาทางออกที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน
- ใช้คำถามเพื่อยืนยันข้อตกลง
ใช้ภาษาในการแสดงความรู้สึกอย่างเหมาะสม
ความสำคัญของการแสดงความรู้สึกอย่างเหมาะสม
การแสดงความรู้สึกเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การใช้ภาษาที่เหมาะสมในการแสดงความรู้สึกช่วยสร้างความเข้าใจ ความสัมพันธ์ที่ดี และหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง
ประโยชน์ของการแสดงความรู้สึกอย่างเหมาะสม
- สร้างความเข้าใจที่ถูกต้องระหว่างคู่สนทนา
- ลดความขัดแย้งและความเข้าใจผิด
- พัฒนาความสัมพันธ์ที่ดีและความไว้วางใจ
- แสดงความจริงใจและความเห็นอกเห็นใจ
ผลเสียของการแสดงความรู้สึกไม่เหมาะสม
- สร้างความไม่พอใจหรือความขุ่นเคือง
- ทำลายความสัมพันธ์และความไว้วางใจ
- ส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ส่วนตัวและวิชาชีพ
- อาจนำไปสู่ความขัดแย้งที่รุนแรง
เทคนิคการใช้ภาษาแสดงความรู้สึกอย่างเหมาะสม
1. ใช้ข้อความ "ฉัน" (I-Message)
การสื่อสารโดยเน้นความรู้สึกของตนเองแทนการกล่าวโทษผู้อื่น
✓ เหมาะสม
"ฉันรู้สึกกังวลเมื่อคุณมาประชุมสาย เพราะเราอาจไม่สามารถครอบคลุมทุกหัวข้อได้ทัน"
✗ ไม่เหมาะสม
"คุณมาสายตลอด ทำให้ทุกคนเสียเวลา"
2. เลือกใช้คำที่แสดงความรู้สึกอย่างเฉพาะเจาะจง
การใช้คำที่บ่งบอกความรู้สึกอย่างชัดเจนช่วยให้ผู้อื่นเข้าใจได้ดีขึ้น
✓ เหมาะสม
"ฉันรู้สึกผิดหวังที่ผลงานไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง"
✗ ไม่เหมาะสม
"ฉันรู้สึกไม่ดีกับผลงานนี้"
3. คำนึงถึงกาลเทศะและบุคคล
ปรับการแสดงความรู้สึกให้เหมาะสมกับสถานการณ์และความสัมพันธ์
✓ เหมาะสม (กับผู้บังคับบัญชา)
"ผมรู้สึกกังวลเกี่ยวกับกำหนดส่งงาน และอยากขอคำแนะนำเพิ่มเติมครับ"
✓ เหมาะสม (กับเพื่อนร่วมงาน)
"ฉันเครียดมากกับงานนี้ คิดว่าเราน่าจะช่วยกันวางแผนใหม่นะ"
4. ใช้น้ำเสียงและภาษากายประกอบ
การสื่อสารความรู้สึกไม่ได้อาศัยเพียงคำพูด แต่รวมถึงน้ำเสียงและท่าทาง
- ปรับน้ำเสียงให้สอดคล้องกับความรู้สึกและสถานการณ์
- ใช้สีหน้าและท่าทางที่เหมาะสมประกอบการพูด
- ในการเขียน อาจใช้เครื่องหมายวรรคตอนหรือสัญลักษณ์ช่วย
- ระมัดระวังการใช้อีโมจิในการสื่อสารทางการ
การแสดงความรู้สึกในสถานการณ์ต่างๆ
| สถานการณ์ | วิธีการแสดงความรู้สึกที่เหมาะสม | ตัวอย่างประโยค |
|---|---|---|
| การแสดงความยินดี | แสดงความจริงใจ ไม่เกินจริง หรือแสร้งทำ | "ผม/ดิฉันรู้สึกยินดีกับความสำเร็จของคุณมาก และชื่นชมในความพยายามที่คุณทุ่มเทมาตลอด" |
| การแสดงความเสียใจ | แสดงความเห็นอกเห็นใจ ไม่ซ้ำเติม หรือให้คำแนะนำที่ไม่เหมาะสม | "ผม/ดิฉันเสียใจที่ได้ยินเรื่องนี้ หากมีอะไรที่ผม/ดิฉันช่วยได้ กรุณาบอกนะครับ/คะ" |
| การแสดงความไม่พอใจ | เน้นที่พฤติกรรมหรือสถานการณ์ ไม่โจมตีตัวบุคคล | "ผม/ดิฉันรู้สึกกังวลเกี่ยวกับการส่งงานล่าช้า เพราะอาจส่งผลต่อโครงการโดยรวม เราจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไรดีครับ/คะ" |
| การขอโทษ | แสดงความรับผิดชอบ จริงใจ และเสนอแนวทางแก้ไข | "ผม/ดิฉันขอโทษสำหรับความผิดพลาดที่เกิดขึ้น ผม/ดิฉันเข้าใจว่าสิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อทีม และจะดำเนินการแก้ไขโดย..." |
| การแสดงความขอบคุณ | ระบุเหตุผลที่ขอบคุณอย่างเฉพาะเจาะจง | "ขอบคุณมากสำหรับความช่วยเหลือในโครงการนี้ การวิเคราะห์ข้อมูลของคุณช่วยให้เราเห็นมุมมองใหม่ๆ ที่มีคุณค่ามาก" |
แบบฝึกหัด: การแสดงความรู้สึกอย่างเหมาะสม
ลองพิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้ และคิดว่าจะแสดงความรู้สึกอย่างไรให้เหมาะสม:
สถานการณ์ 1
เพื่อนร่วมงานของคุณนำเสนอไอเดียที่คุณไม่เห็นด้วยในที่ประชุม
แนวทางการตอบ:
"ขอบคุณสำหรับไอเดียที่น่าสนใจ ผม/ดิฉันมีมุมมองที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย และอยากแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับ..."
สถานการณ์ 2
ลูกค้าไม่พอใจกับบริการและแสดงความไม่พอใจอย่างรุนแรง
แนวทางการตอบ:
"ผม/ดิฉันเข้าใจความรู้สึกของคุณ และขอโทษอย่างจริงใจสำหรับประสบการณ์ที่ไม่ดี ผม/ดิฉันจะดำเนินการแก้ไขปัญหานี้ทันที โดย..."